Bekijk de bijbehorende verwerkersovereenkomst
Versie 2.0, geldig vanaf 7 oktober 2026. Deze versie vervangt de eerdere gebruikersovereenkomst.
Artikel 1. Wie wij zijn
Rapply is een handelsnaam van JNL Solutions V.O.F., Krayenhofflaan 277, 6541 PR Nijmegen, KvK 42040769 (“Rapply”, “wij”). Je bereikt ons via team@rapply.nl of +31 6 4939 2681.
Artikel 2. Begrippen
Klant: de organisatie of zelfstandige professional die een overeenkomst met Rapply sluit, zoals een re-integratiebureau of een zzp-coach.
Gebruiker: iedere persoon die via een account van de Klant Rapply gebruikt, zoals een coach of beheerder.
Cliënt: de persoon die door de Klant wordt begeleid en over wie gegevens in Rapply worden vastgelegd.
Dienst: de software en functies van Rapply, zoals beschreven in artikel 5.
Inhoud: alle gegevens die de Klant of Gebruikers invoeren, opnemen, uploaden of laten genereren, waaronder cliëntdossiers, opnames, transcripties, verslagen en rapportages.
AI-uitvoer: tekst of voorstellen die Rapply met kunstmatige intelligentie maakt, zoals samenvattingen, rapportages, zoekprofielen en acties van de AI-assistent.
Overeenkomst: de afspraak tussen Rapply en de Klant over het gebruik van de Dienst, inclusief deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.
Artikel 3. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van Rapply en elke Overeenkomst.
Inkoop- of andere voorwaarden van de Klant gelden niet, tenzij wij die schriftelijk aanvaarden.
Als een bepaling ongeldig is, blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.
Bij strijd tussen documenten geldt deze volgorde: (1) de verwerkersovereenkomst voor zover het om persoonsgegevens gaat, (2) schriftelijke maatwerkafspraken, (3) deze voorwaarden.
Artikel 4. Voor wie Rapply is
Rapply is bedoeld voor professioneel gebruik door organisaties en zelfstandigen in re-integratie, loopbaanbegeleiding en aanverwant werk. Rapply is niet bedoeld voor consumenten.
Wie namens een organisatie een account aanmaakt of een Overeenkomst sluit, verklaart daartoe bevoegd te zijn.
Artikel 5. De Dienst
Rapply is een AI-werkomgeving voor re-integratiecoaches en -bureaus. Afhankelijk van het gekozen abonnement bevat de Dienst onder meer:
Gespreksverslagen: gesprekken opnemen of audio uploaden, laten transcriberen en automatisch laten samenvatten.
Rapportages: rapportages opstellen, bijvoorbeeld voor UWV-trajecten en 2e spoor, op basis van de cliëntcontext en in de schrijfstijl van de Klant.
AI-assistent: een assistent die vragen beantwoordt en op verzoek van de Gebruiker taken in Rapply uitvoert.
Agenda en taken: een koppeling met de agenda en het e-mailaccount van de Gebruiker (Google of Microsoft), zodat Rapply afspraken en e-mails als context kan gebruiken, en een overzicht van afspraken, deadlines en taken.
Zoekprofielen en vacatures: zoekprofielen genereren, passende beroepen verkennen en actuele vacatures vinden.
Urenregistratie: uren automatisch registreren op basis van agenda-afspraken.
Organisatiefuncties: meerdere Gebruikers binnen één organisatie, met beheer van accounts en instellingen.
Wij ontwikkelen Rapply voortdurend door. Functies kunnen worden toegevoegd, aangepast of uitgefaseerd (zie artikel 15).
Artikel 6. AI-uitvoer en eigen verantwoordelijkheid
AI-uitvoer is een hulpmiddel en een concept. Het kan onvolledig, onjuist of verouderd zijn.
De Gebruiker controleert AI-uitvoer altijd voordat die wordt gebruikt, gedeeld of verstuurd, bijvoorbeeld naar UWV, een werkgever, een bedrijfsarts of een Cliënt. De Klant blijft verantwoordelijk voor de inhoud van rapportages en adviezen.
De AI-assistent voert acties uit op verzoek van de Gebruiker. De Gebruiker controleert of die acties juist zijn uitgevoerd.
Rapply geeft geen medisch, juridisch of arbeidsdeskundig advies en neemt geen beslissingen over Cliënten.
Wij gebruiken Inhoud niet om publieke AI-modellen te trainen.
Artikel 7. Gesprekken opnemen
De Klant is verantwoordelijk voor het rechtmatig opnemen van gesprekken. Dat betekent onder meer dat de Cliënt vooraf goed wordt geïnformeerd en, waar de wet dat vereist, uitdrukkelijk toestemming geeft.
Audio wordt via een tijdelijke, versleutelde uploadlink verwerkt. De tijdelijke audio wordt verwijderd zodra de verwerking klaar is.
De Klant vrijwaart Rapply voor aanspraken van derden die voortkomen uit opnames zonder geldige grondslag.
Artikel 8. Koppelingen met andere diensten
Rapply kan worden gekoppeld aan diensten van derden, zoals een agenda of e-mailaccount van Google (Google Agenda, Gmail) of Microsoft (Outlook). De Gebruiker geeft daarvoor zelf toegang en kan die toegang altijd intrekken.
Rapply leest en gebruikt via een koppeling alleen de gegevens die nodig zijn voor de betreffende functie. Bij een e-mailkoppeling leest Rapply e-mails, bijvoorbeeld om relevante informatie aan het juiste cliëntdossier te koppelen. De Klant zorgt dat het gebruik van deze koppeling past binnen zijn eigen afspraken met cliënten en zijn privacybeleid.
Vacatures en beroepsinformatie komen van externe bronnen, zoals Jooble. Wij garanderen niet dat die informatie juist, volledig of nog actueel is.
Op diensten van derden zijn hun eigen voorwaarden van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor storingen of wijzigingen bij die diensten.
Uren uit de urenregistratie zijn afgeleid van agenda-afspraken. De Klant controleert ze voordat ze worden gebruikt voor facturatie of verantwoording.
Artikel 9. Accounts, organisaties en beveiliging
Inloggen gebeurt via een beveiligde authenticatiedienst. Gebruikers houden hun inloggegevens geheim en gebruiken waar mogelijk tweestapsverificatie.
Bij een organisatie-account wijst de Klant één of meer beheerders aan. Beheerders voegen Gebruikers toe, verwijderen ze en beheren rechten en instellingen.
De Klant is verantwoordelijk voor alles wat via de accounts van zijn Gebruikers gebeurt.
Inhoud binnen een organisatie-account hoort bij de Klant, niet bij de individuele Gebruiker. Als een Gebruiker vertrekt, blijft de Inhoud beschikbaar voor de Klant.
Meld een vermoeden van onbevoegde toegang direct via team@rapply.nl.
Artikel 10. Redelijk gebruik
Om de Dienst veilig en bruikbaar te houden, kunnen wij beperkingen toepassen, zoals rate limiting.
Het is niet toegestaan om:
systemen te overbelasten of te verstoren;
beveiligingsmaatregelen te omzeilen of onbevoegd toegang te proberen te krijgen;
Inhoud toe te voegen waarvoor geen recht of grondslag is;
de Dienst te gebruiken in strijd met de wet of met rechten van anderen;
de software te kopiëren, na te bouwen of te reverse-engineeren, voor zover de wet dat niet toestaat.
Artikel 11. Externe dienstverleners
Wij werken met zorgvuldig gekozen dienstverleners, onder meer voor hosting en opslag, authenticatie, transcriptie, AI-verwerking, e-mail en betalingen. Wij maken met hen afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. De actuele lijst van subverwerkers staat in de verwerkersovereenkomst.
Artikel 12. Persoonsgegevens en verwerkersovereenkomst
De Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in de Inhoud. Rapply is verwerker.
De verwerkersovereenkomst van Rapply maakt deel uit van elke Overeenkomst. Door de Overeenkomst te sluiten, gaat de Klant ermee akkoord.
Inhoud kan bijzondere persoonsgegevens bevatten, zoals gezondheidsgegevens. De Klant zorgt dat hij een geldige grondslag heeft om die te verwerken.
Voor de gegevens die wij zelf verwerken, zoals accountgegevens, geldt ons privacybeleid.
Artikel 13. Prijzen, proefperiode en betaling
Prijzen staan in de offerte, het bestelformulier of het abonnementsoverzicht in Rapply. Alle prijzen zijn exclusief btw.
Rapply kan een gratis proefperiode bieden. De duur en voorwaarden daarvan spreken wij per Klant af. Na afloop gaat het gekozen abonnement in, tenzij de Klant voor het einde van de proefperiode opzegt.
Betaling gebeurt vooraf via automatische incasso of creditcard (via Mollie), of op factuur met een betaaltermijn van 30 dagen.
Bij niet tijdig betalen sturen wij een herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan mogen wij de toegang opschorten en de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten in rekening brengen.
Wij mogen prijzen eenmaal per jaar aanpassen, bijvoorbeeld voor inflatie. Wij melden dat minstens 30 dagen vooraf. Bij een verhoging van meer dan 5% mag de Klant opzeggen tegen de ingangsdatum.
Artikel 14. Looptijd, verlenging en opzegging
Een abonnement loopt per maand en wordt telkens stilzwijgend met dezelfde periode verlengd.
De Klant kan opzeggen tegen het einde van de lopende periode, met een opzegtermijn van 1 maand. Opzeggen kan in Rapply of via team@rapply.nl.
Betaalde bedragen worden niet terugbetaald, tenzij de wet of deze voorwaarden anders bepalen.
Artikel 15. Beschikbaarheid, onderhoud en veranderingen
Wij doen ons best om Rapply beschikbaar, veilig en stabiel te houden. Wij garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid.
Gepland onderhoud doen wij zoveel mogelijk buiten kantoortijden en kondigen wij vooraf aan als het merkbaar is.
Wij mogen functies aanpassen of uitfaseren. Als een wijziging een belangrijke functie wezenlijk beperkt, melden wij dat minstens 30 dagen vooraf en mag de Klant opzeggen tegen de ingangsdatum.
Artikel 16. Intellectueel eigendom
Rapply, de software, de vormgeving en alle verbeteringen daarvan zijn van JNL Solutions V.O.F. of haar licentiegevers.
De Klant krijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken.
De Klant blijft eigenaar van de Inhoud, inclusief de AI-uitvoer die op basis daarvan voor hem wordt gemaakt. De Klant geeft Rapply toestemming de Inhoud te verwerken voor zover nodig om de Dienst te leveren.
Wij mogen geanonimiseerde, niet tot personen herleidbare gebruiksstatistieken gebruiken om de Dienst te verbeteren.
Artikel 17. Gegevens exporteren en verwijderen
Gebruikers kunnen Inhoud in Rapply verwijderen. Beheerders kunnen accounts verwijderen.
Na het einde van de Overeenkomst heeft de Klant 30 dagen om zijn Inhoud te exporteren. Daarna verwijderen wij de Inhoud binnen 30 dagen, tenzij de wet ons verplicht iets langer te bewaren.
De Klant is zelf verantwoordelijk voor het naleven van zijn eigen bewaarplichten, bijvoorbeeld voor re-integratiedossiers.
Artikel 18. Aansprakelijkheid
Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade.
Rapply heeft een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met cyberdekking bij Hiscox. Op verzoek sturen wij de Klant het verzekeringscertificaat.
Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat onze verzekeraar in het betreffende geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico dat volgens de polis voor onze rekening komt.
Keert de verzekeraar om welke reden dan ook niet uit, dan is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis voor Rapply heeft betaald, met een maximum van €5.000. Bij gratis gebruik is het maximum €500.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gemiste omzet, gemiste kansen, boetes of schade door verlies van gegevens.
Wij zijn niet aansprakelijk voor schade door AI-uitvoer die niet is gecontroleerd, door onjuiste informatie van externe bronnen of door storingen bij diensten van derden.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding.
De Klant meldt schade zo snel mogelijk schriftelijk, uiterlijk binnen 30 dagen nadat hij die heeft ontdekt. De Klant neemt redelijke maatregelen om de schade te beperken.
Een vordering vervalt als de Klant ons niet binnen 12 maanden na het ontstaan ervan schriftelijk aansprakelijk stelt.
Artikel 19. Overmacht
Wij zijn niet gehouden onze verplichtingen na te komen bij overmacht, zoals storingen bij hosting- of AI-leveranciers, internetstoringen, cyberaanvallen of maatregelen van overheden. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen.
Artikel 20. Opschorting en beëindiging door Rapply
Wij mogen de toegang opschorten of de Overeenkomst beëindigen als de Klant deze voorwaarden schendt, niet betaalt, of als dat nodig is om misbruik of schade te voorkomen.
Als wij Rapply helemaal stoppen, melden wij dat minstens 3 maanden vooraf. Vooruitbetaalde bedragen voor de periode daarna betalen wij terug. De exportperiode uit artikel 17 geldt ook dan.
Artikel 21. Geheimhouding
Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de Overeenkomst. Dit geldt ook na het einde van de Overeenkomst.
Artikel 22. Wijzigingen van deze voorwaarden
Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen melden wij minstens 30 dagen vooraf per e-mail of in Rapply.
Gaat de Klant niet akkoord, dan kan hij opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.
De actuele versie staat altijd op onze website, met versienummer en datum.
Artikel 23. Klachten en contact
Heb je een vraag of klacht, mail dan naar team@rapply.nl. Wij reageren binnen 5 werkdagen en proberen altijd samen tot een oplossing te komen.
Artikel 24. Toepasselijk recht
Op deze voorwaarden en de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland.
Vragen? Neem contact met ons op.